練馬区の歯医者@じむちょぉ~Blog

石神井公園駅徒歩7分。歯科医院の事務長がラブラドールレトリバーと送るメッセージ。

    予約システム

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    初めてお読みになる方も、そして常連さんの方も、時刻は20時を過ぎました。

    7月16日土曜日、じむちょ~のお時間です。















    最近、放置していたtwitterを利用して空き状況を告知してみています。

    BlogPaint


    と言っても、ず~っと放置していたtwitterですからフォロワーさんは少なく、こうしてPCサイトのトップページを見て頂けなければ伝わらない状況なのですが。。。

    スマホサイトではtwitterは埋め込まれていませんので、あまり効果はない状況かと思われます。





    完全にWEB予約で完結できる形で運営できれば良いのでしょうが…

    いやはや、イレギュラーが多過ぎて歯科では難しいですね。






    次回の処置内容によって1回のご来院につき、

    「歯科衛生士30分」→「歯科医師30分」で60分

    とか、

    「歯科医師30分」→「歯科衛生士30分」で60分

    とかの次回の流れがあることにより、

    電話で問い合わせ頂いてカルテを確認した上じゃないと変更が出来ないものですから、

    WEB予約では新規患者、もしくは、再初診だけの受付になってしまいます。






    この辺はいくつかのパターンを設定できて、「変更」の場合は同じ体制で受け入れられるシフトを予めインプットしておくという準備が必要。

    しかし、OPENから3年が経過しても、未だこのシステム開発はされていないようです。











    しかし、色々な事情があるのでしょうけど、キャンセル率を低くは出来ていても、完全に「0」には出来ないものです。

    これはどの業界も「0」というのは不可能なのではないでしょうか。







    しかし、予約した日時に100%行きたい人がいるのに、その時間帯が埋まっていて予約が取れず、結局直前や当日にキャンセルされると困ってしまう人が必ず存在します。















    例えば今、週一で通っているゴルフスタジオですが、出来れば毎週金曜日の10時に行きたいんですね。

    ここはWEB予約が出来るのですが、新しい月になった深夜0時ちょうどに2ヶ月先まで予約が出来るシステムなのです。

    よって、月が変わる瞬間に予約が埋まってしまうのです。

    13

    こうなると「キャンセル待ち」に登録することになります。

    けれども、実際は前日木曜日の19時に確認の電話をすると、大体は10時から入れることがわかるという始末。

    これではWEB予約の意味がまったくありません。








    ちなみに、ここの料金は月の基本料金の他、1回の受講につき500円。







    行く度に現金で500円を支払っているのですからそんなのはやめて、

    WEB予約の際に「買い物かごに入れる」ようなシステムで500円を決済して完結するシステムにすれば良いのになぁってつくづく思うのです。






    そうすれば行く気もないのに「取り敢えず予約」っていう愚行がなくなるでしょ?

    前日の19時までにキャンセルすればタダだからって予約だけ全部押さえておいて、

    あとはその時が来てから決めれば良い…

    これでは「予めの約そく」にはならなくなってしまいますからね。











    当院では「ホワイトニング」については予約時にチケットを購入してもらう形にしているのですが…

    (記載された日時のみ有効)

    (如何なる理由によるキャンセル、変更でも払い戻し不可)

    という条件をご承知の上でご購入頂いてても、何の問題もないのですね。

    皆様、当然のように予約と同時にご購入されています。








    通常診療においても、予約金を支払ってでも特定曜日の特定時刻を希望される患者様っていらっしゃると思うんですよね。

    例えば予約時に5,000円、ご来院時に返金とか。




    毎週日曜日の朝9時希望!

    って言う人、絶対いらっしゃいますから。

    そういう方にとっては絶対その枠で行きたいのですから、5000円は行って帰ってくるので同じですからね。





    現実的には、日曜日の朝9時に予約していたのに時々変更とか、キャンセルとかされる方がいらっしゃいます。

    すると、本当に来たい人には心の底から申し訳なくなります。

    しかも、朝一9時に急に空いても、もうそこは承れない。










    行かないんだったら、そこの枠は最初から明け渡してよ!

    ってレッスン予約でも思いますから、

    いつしか、そういう人を大切に出来るシステムが構築できれば良いなぁと…

    漠然と(笑)考えてはいます。











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    初めてお読みになる方も、そして常連さんの方も、時刻は12時を過ぎました。

    1月25日月曜日、じむちょ~のお時間です。













    寒い朝でしたね。

    練馬では今朝の4:25、最低気温-4.2℃まで下がったそうです。

    水道管って何度ぐらいから凍っちゃうんでしょうかね?












    さて、当院ではOPEN当初から…

    いや、OPEN3ヶ月後ぐらいからWEB予約システムを運用しています。

    ちょっと、プログラミングが間に合わなかったんですね。

    正直、歯科のシステムもまだわからない時だったので、作っては修正しての繰り返しで3ヶ月遅れてしまったのです。




    このWEB予約システム、実はもう10年以上前からある古いシステムではあるんですね。

    空メールを送信して返ってきたURLで本人確認して登録するシステム。

    当院ではこのシステムで「当日のみ」の「初診のみ」の予約を受け付けることが出来ます。

    受付スタッフが毎朝予約状況を確認して、受け入れられる時間枠を開放するとタイムテーブルに空きが出来るシステムです。





    昔からよくあるのは、第一希望〜第三希望までの日時を送信して、最終的には医院からの連絡をもって確定させるというシステムですが、

    自分が目指したのは旅行予約サイトのように、空いている日時をクリックして名前・住所・連絡先・メアドなどを記入して、WEB上で予約が完結されるものでした。

    システム的にやろうと思えば「予約金」と設定してクレジット決済するページも付加出来るのです。

    誰も使わなくなるでしょうけど(笑)





    他に何が出来るかな?と思ってやったのが、スマホから予め問診票を送信しておけるシステム。

    これです。

    PC版からは問診票をプリントアウトして予め記入してご持参頂けるのですが、これもボチボチご利用頂いております。

    これをご利用頂けると10分弱の時短になるので、医院&患者様の双方にメリットがあります。











    今までに何社か、業者が出している予約システムのプレゼンを聞いたことはあるんです。

    しかし、歯科医師枠30分、歯科衛生士枠30分…

    といったように、完全に一枠一人のスタッフという構成でしたので、当院では…というより多くの歯科医院では導入を見送るのです。

    「インレー調整は歯科衛生士→セットは歯科医師で合計30分」

    というような場合は使えないんですよね。

    RCTだけとか、上顎スケーリングだけとか、その日1人の術者だけであれば可能だと思うのですが。



    難しいのは、既存患者の予約変更となると次回処置内容が決まっているので、代わりに予約できる日時枠が自動的に表示される設定にする必要がある。

    その日担当の「歯科衛生士&歯科医師」がペアで出勤している日である必要もありますし、予めスタッフのシフト入力も必要にまります。




    さすがにここまでのシステムは自分には無理。




    なので、ある程度組み合わせパターンを設定して登録出来るようにして、

    次回この患者はA、次回この患者はB…というようにボタン一つで設定できて、自動的に空き枠が表示されるシステムを作ってくれないか?

    そしたら全部の診療室にiPadを置いて、わざわざ受付まで確認に行かなくてもリアルタイムでチェアサイド予約できるから導入するよ!

    てか、そのシステムが出来て導入費用100万円以内の毎月固定費ゼロだったらヒットすると思うよ!

    と伝えたけれどもそれから2年。

    未だ完成していないようです。。。






    誰か作って!

    100万円で買うからっ!







    ところで、かれこれ1年以上前から「LINEってどうよ?」と自問自答して現在に至っております。

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    大手チェーン飲食店とかは導入していますよね。

    ちょっとしたWEBサイト代わりにもなる。

    ニュースも配信できる。




    ただ…

    個人的には企業の公式アカウントは一つも登録していません。





    「LINE天気予報」は使い勝手が悪いのですぐに削除し、Yahoo!天気アプリを。

    今使用しているのは「LINEニュース」のみ。









    これを利用して当院アカウントを作成して何が出来るかを考える。






    朝一と午後一に決まってアナウンスするとして(これでもウザく感じると思う)、その他はその都度キャンセルが出た時に、

    「○時から30分空きが出来ました!ご予約お待ちしております!」

    ということは出来るかもしれない。





    しかし、あくまで一方的なアナウンスで、個人的な質問や、LINEメッセージのやり取りでの予約や予約変更は対応しきれませんね。

    ただでさえ、受付って忙しいですから。




    デメリットは、一方的にLINEメッセージで「キャンセルします」と送信出来てしまう手軽さもあって、キャンセル率が増えてしまう可能性がある。




    なので、

    「空き状況を配信します!」

    っていうサービスのみでやっていくには良いと思っています。

    1000人までの配信は無料ですし。。。





    当院WEBサイトや、毎月発行の医院だよりにQRコードを掲載するのはすぐに出来るので、ちょっとあれこれ考えてみようかと思っています。












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